Adaptación de PYMES a la LOPD
El uso de la Factura Electrónica conlleva beneficios económicos derivados de la reducción de costes y de optimización de procesos, beneficios medioambientales, ayuda a mejorar su competitividad, así como a generar futuras oportunidades de negocio.
¿Qué no es?
Por todo esto, en el caso que una empresa reciba un correo electrónico sin estar firmado con un fichero adjunto (pdf, jpg, Word, Excel, etc.), que almacena el contenido de una factura, ésta no podrá ser considerada una factura electrónica con validez legal y fiscal mientras este fichero tiene que estar firmado con una firma electrónica avanzada. En el caso de existir algún proceso de firmado electrónico, no se debe olvidar que la normativa establece una serie de obligaciones tanto para el emisor como para el receptor de la factura.
¿Por qué implantar un sistema de facturación electrónica?
Ahorro de costes
Dirigido a una persona que tiene una vinculación laboral o comercial con una entidad con personalidad jurídica, como por ejemplo una empresa. Este certificado garantiza únicamente la pertenencia a dicha empresa, pero no la capacidad de obligarse en su nombre.
Agilidad
El intercambio electrónico de facturas permite reducir tiempos de gestión de las facturas de forma considerable.
Optimización de procesos
Reducción de las tareas reiterativas, reducción del error humano, mejor comunicación con los clientes (nuevo canal), aumento de la coordinación interna, eliminación del duplicado de las tareas.
Imagen
Aparecer como empresa puntera en las nuevas tecnologías, poder dar respuesta a la necesidad de un cliente, ventaja competitiva y/o comparativa respecto a la competencia.
Oportunidades
Acceso a servicios avanzados de financiación y pago (e-factoring, e-conforming, etc), aumenta los elementos para localizar posibles casos de morosidad,facilita y acelera la entrega de información en caso de inspección por parte de la Agencia Tributaria, define un nuevo canal de comunicación con el cliente.
Simplificación de la gestión
Se simplifica notablemente el archivo de facturas, contabilidad, almacén…
Seguridad
El empleo de certificados digitales de firma electrónica dota a sus facturas de las garantías de integridad y autentificación del emisor
Ventajas medioambientales
Disminución de la impresión de papel, ahorro del coste de almacenamiento físico de las facturas (RRHH, espacio físico…), disminución en el uso de tintas, tóner, etc.
