e-factura , Factura electrónica (I)

Una factura electrónica no es más que la versión informática de este documento, generado y mantenido electrónicamente, que reemplaza al documento físico pero con la misma validez que la del papel.

El uso de la Factura Electrónica conlleva beneficios económicos derivados de la reducción de costes y de optimización de procesos, beneficios medioambientales, ayuda a mejorar su competitividad, así como a generar futuras oportunidades de negocio.

¿Qué no es?

Es importante diferenciar entre una factura electrónica con valor legal y fiscal, y una factura enviada telemáticamente en formato

electrónico. Esta no dejaría de ser un fichero que contiene una factura pero el envío y almacenaje del original tendrá que ser en papel.

Por todo esto, en el caso que una empresa reciba un correo electrónico sin estar firmado con un fichero adjunto (pdf, jpg, Word, Excel, etc.), que almacena el contenido de una factura, ésta no podrá ser considerada una factura electrónica con validez legal y fiscal mientras este fichero tiene que estar firmado con una firma electrónica avanzada. En el caso de existir algún proceso de firmado electrónico, no se debe olvidar que la normativa establece una serie de obligaciones tanto para el emisor como para el receptor de la factura.

¿Por qué implantar un sistema de facturación electrónica?

  • Ahorro de costes: Dirigido a una persona que tiene una vinculación laboral o comercial con una entidad con personalidad jurídica, como por ejemplo una empresa. Este certificado garantiza únicamente la pertenencia a dicha empresa, pero no la capacidad de obligarse en su nombre.

  • Agilidad: El intercambio electrónico de facturas permite reducir tiempos de gestión de las facturas de forma considerable.

  • Simplificación de la gestión:Se simplifica notablemente el archivo de facturas, contabilidad, almacén…

  • Seguridad:El empleo de certificados digitales de firma electrónica dota a sus facturas de las garantías de integridad y autentificación del emisor.

  • Optimización de procesos:Reducción de las tareas reiterativas, reducción del error humano, mejor comunicación con los clientes (nuevo canal), aumento de la coordinación interna, eliminación del duplicado de las tareas.

  • Imagen:Aparecer como empresa puntera en las nuevas tecnologías, poder dar respuesta a la necesidad de un cliente, ventaja competitiva y/o comparativa respecto a la competencia.

  • Oportunidades: Acceso a servicios avanzados de financiación y pago (e-factoring, e-conforming, etc), aumenta los elementos para localizar posibles casos de morosidad,facilita y acelera la entrega de información en caso de inspección por parte de la Agencia Tributaria, define un nuevo canal de comunicación con el cliente.

  • Ventajas medioambientales: Disminución de la impresión de papel, ahorro del coste de almacenamiento físico de las facturas (RRHH, espacio físico...), disminución en el uso de tintas, tóner, etc.



    
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